智慧档案馆查询和管理
指的是采用射频识别技术,能对实体档案进行存、查、借、还、防等流通环节进行数据可视化的查询和管理。
据档案局统计数据,截止2016年,各级综合档案馆藏档案65062.5万卷,资料3968.2万册。除此之外,还有各类声像档案、以磁盘光盘为载体的电子档案、照片档案等。
每年各地的档案库房都要承担大量档案进馆储存任务,绝大部分档案库房已接近饱和。因此,数字档案室设计,如何更加的利用有限资源,限度的开发已有档案库房的保管能力,就成为急需解决的问题。
智慧档案馆功能
1.身份权限管理,对于工作人员以及外来人员发放一张RFID门禁卡,作为出入档案室的身份标识,用于身份辨识与查阅权限操作等。
2.准确的定位检索,在的RFID技术基础上,配合的软件系统算法和硬件部署,可以支持对档案的多种检索,并实现的定位。从而实现的档案检索、存取,提案的可管理性,数字档案室设计,提高工作效率。
3.档案的盘点,档案管理系统的查询子系统发出盘点指令,RFID手持机扫描档案标签,收集存储信息,并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。盘点过程不需要打案袋即可完成对整盒档案的盘点。
4.一体化联动,系统支持门禁、视频监控、环境监控、LED公告显示等系统的一体化联动,数字档案室方案,从而使得这些独立的系统互相配合工作,实现化的功能应用。
智慧档案馆的“八防”标准
1.档案库房应远离存有容易的燃烧物品、空气污染等不安全的场所,不适宜设置在地下楼层或顶层。档案库楼面负荷应为5kN/m2。采用密集架时,不应小于12 kN/m2,或按实际需要确定。
2.档案库房应有防盗措施,一般库房要加设防盗门窗,有条件的单位应配置电子监控系统。
3.档案库房窗子要配挂防光窗帘,防止阳光直射库内;同时库房照明装置应以使用白炽灯为宜,避免日光灯中紫外线对档案纸张的破坏。
4.库房应配备去湿机及放置吸潮剂。
5.库房可通过机械通风、自然通风等方法减缓库内温度过高现象。通常应配备空调设备,以达到库房理想的温度。
6.档案库房周围要火源迹象,库内严禁吸烟,数字档案室,要建立严密的防火制度并配备适合档案保管的消防灭火系统或器材。
7.档案密集架应放置防虫、霉药品,以防霉菌、害虫损坏档案。为防止档案发生鼠害,库房应定期检查并投放灭鼠。
8.为防止灰尘对档案的损害,库房较好加双层窗,同时利用吸尘器及时吸除档案密集架上的灰尘。
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