档案数字化面临的难题
从智慧社区、智慧医院到电子文件管理系统解决方案，推进档案数字化是社会发展的必要进程。现在实现档案数字化面临着几方面难题：一是档案数字化工作人员缺乏基本的保密意识和常识，外包公司具备保密资质且只是暂时参与相关工作，档案管理公司，仅对原始档案资料进行扫描归档不会出保密问题，未按要求对相关人员进行保密教育和提醒；外包公司人员则管理松懈，以追求利益化为目
电子文件管理系统解决方案
档案数字化面临的难题
从智慧社区、智慧医院到电子文件管理系统解决方案，推进档案数字化是社会发展的必要进程。现在实现档案数字化面临着几方面难题：一是档案数字化工作人员缺乏基本的保密意识和常识，外包公司具备保密资质且只是暂时参与相关工作，档案管理公司，仅对原始档案资料进行扫描归档不会出保密问题，未按要求对相关人员进行保密教育和提醒；外包公司人员则管理松懈，以追求利益化为目标。甲乙双方思想上的大意，直接为终的泄密埋下隐患。二是认知偏差，数字化档案资料是以二进制代码的形式存储在信息载体的，具有形式虚拟的特点，同时，和传播数字化档案资料简单便捷，而且进程容易在计算机技术的“掩护”下清除痕迹，有的档案部门工作人员错误地以为电子版的档案资料可以随便、共享使用，便“监守自盗”，造成秘密知悉范围扩大，终导致泄密。
电子档案管理的关键
计算机处理速度要高于人类大脑，各类数据的汇总都转向计算机处理，档案也开始走向电子化。电子文件管理系统解决方案的关键点留存元数据通过留存元数据的方式,将电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据全部记录下来，便于确保文件的真实性、可靠性和完整性。为识别形成和捕获数字文件的技术环境和维护文件的技术环境管理提供支持，以便在需要真实性文件时可以随时文件；同时为实现文件在不同环境、计算机平台或保管策略之间的有效迁移提供支持。
档案安全性
除了保存的安全性，保证服务器数据不丢失外，电子文件管理系统解决方案在用户使用这里也应该考虑到文档安全性，针对不同部门，不同职级，不同身份进行了权限设置，对组织架构进行了虚拟化；也就是说，企业里的每一个员工身份都架构在了系统里面，每个员工在系统里面的操作都可以进行实时跟踪和了解，这样就能保证到我们档案的安全性。并且因为进行了权限的设置，对于某些机要文件，没有权限的员工是无法观看到内容或者搜索也搜不出来；这样就有效的保证了企业机要文件的安全。
档案管理人员要家乡管理意识
无论是传统的纸质档案管理还是现在的电子文件管理系统解决方案，都需要人来管理，管理人员的档案管理意识不强是我国面临的现状。我国的医保工作开展的时间还很短,很多档案管理人员都是从相关单位抽调过来的,没有经过的培训,对档案管理的相关工作不是很熟悉,甚至有些管理人员是通过关系进来的，工作的责任心不强，在档案整理、资料归档时容易造成遗漏,使接收的档案资料不,从而影响档案存管的真实性。
河南云信海一家软件开发服务商，专注于各种档案管理系统、网格化系统开发建设。
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