在适用范围上的错误
1、有些档案工作者认为《规则》不仅适用于文书文件材料的整理，而且还适用于专门文件材料的整理；2、不少档案工作者认为不具备立卷改革知识的单位也可以进行立卷改革；3、有些档案馆工作者认为某些已进档案馆的零散档案文件也应按新方法进行整理。以上错误原因在于不了解专门档案的性、科技档案的成套性等内在规律；2、正文与附件为
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在适用范围上的错误
1、有些档案工作者认为《规则》不仅适用于文书文件材料的整理，而且还适用于专门文件材料的整理；2、不少档案工作者认为不具备立卷改革知识的单位也可以进行立卷改革；3、有些档案馆工作者认为某些已进档案馆的零散档案文件也应按新方法进行整理。以上错误原因在于不了解专门档案的性、科技档案的成套性等内在规律；2、正文与附件为一件（附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等等。不了解《规则》实施时间是2001年1月1日，而对以前形成的归档文件则采用传统立卷方法进行整理。
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在归档文件装订上的错误
1、使用不符合要求的装订材料及工具。归档文件装订材料与工具应具备保护档案、操作方便、价格便宜等三个要求，目前使用的缝纫机线装方式在文件的缝线处易断损、可逆性不好、操作耗时；塑料夹装方式成本高、易老化；九、排列文件排列文件，就是根据事由或文件形成时间确定全宗内归档文件先后顺序的过程。无酸纸套方式易散失归档文件。的方式恐怕是研制出不锈的金属或其他材料的订书针，同时注意不用微波消毒方式。
2、在每份归档文件上使用封面，有的档案行政管理部门甚至于在这种封面上印上多项栏目，要求档案室的同志填。这种方法增加了整理工作量和装订成本，严重违背《规则》的简化原则。
3、没对不符合要求的文件材料进行处理。装订前应对残缺、薄弱、破损、装订线侧有文字等情况的重要文件采取相应的补缺、托裱、接边等措施；对字迹模糊（如热敏纸传真件）、字迹易扩散或褪变的重要文件进行；对大于A4幅面的纸张进行折叠；从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研、开发利用的整个过程都实行质量管理。对所有归档文件拆除金属物。这些前处理工作不做，会严重影响档案的保管。
4、对“件”的处理扩大或缩小。《规则》对“自然件”及“可为一件”的归档文件都作了明确的规定，不能随意扩大或缩小。实际工作中，有的单位将件的范围扩大，认为同一问题的归档文件都应成为一件，殊不知“可为一件”的归档文件是同一事由中具有“来文与复文”性质的归档文件。扩大件的范围，实际上又回到传统立卷的老路上去。有的单位将件的范围缩小，严格按“自然件”来处理，这种方法虽然不影响计算机检索，但影响档案实体的存取，手工检索和存取就更麻烦。4、针对影响档案质量的主要因素，提出改进计划，并制定解决问题的落实措施。
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在归档文件装盒时的错误
1、在档案盒中装入归档目录，其实没有必要。因为过去按问题立卷查找卷内目录有依赖性，但归档文件整理新方法打破了问题组卷的传统，加之一般有计算机检索，很容易查到所需文件。
2、备考表未填写或填写错误。有的单位对盒内文件纸张缺损、文字修改、复1制件、缺底稿、补充、移出、销毁以及盒内文件材料收集完整程度、文件字迹模糊等情况没有在“盒内文件情况说明”中说明；有的单位整理人、检查人未签名，日期没写等。
区分归档和不归档材料的范围
（一）归档文件材料的范围
凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、建设和历史研究具有利用价值的文件材料。
2、机关工作活动中形成的在维护、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。
3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。
4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
（二）不归档文件材料的范围
1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。
2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。与腐化性化学溶剂擦洗概况磁内阁,那末容易改变色彩,缝隙,概况氧化、锈蚀、防磁柜平常细致干净,使用清洁的抹布沾一些干净剂洗擦,确保它不被腐化,防磁柜不能打仗腐化性液体或安排在腐化性气体的环境中。
3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。
4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
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