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文件以“件”为单位进行整理归档。一般以每份文件为一件，
1、文件正本与定稿为一件（重要文件如法律法规等须保留历次修改稿的，其正本与历次稿包括定稿各为一件）。
2、正文与附件为一件（附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等等。
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文件以“件”为单位进行整理归档。一般以每份文件为一件，
1、文件正本与定稿为一件（重要文件如法律法规等须保留历次修改稿的，其正本与历次稿包括定稿各为一件）。
2、正文与附件为一件（附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等等。一般来说，正文与附件为一件，如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件）。
3、原件与件为一件（对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应后归档。件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些件应与原件作为一件）。
4、转发文与被转发文为一件（转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件）。
5、报表、名册、图册等一册（本）为一件（报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件）。
6、来文与复文各为一件（这是比较特殊的一种规定。“来文与复文”是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等）。
7、请示与批复各为一件。
8、报告与批示各为一件。
档案管理工作中存在的问题
1、对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人员包括部分干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这种错误的原因主要是不了解现行文书处理办法中规定发文部门只能以本单位党、政机关、文秘部门名义、而不能以其他以其他业务部门名义。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。
2、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人员没有经过的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。行政领导在聘任和任命档案职务时，必须从评审会推荐的相应职务人选中择优聘任和任命。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。其次一些归档的材料还不够真实和准确。
3、档案室硬件环境设施不。对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。职务评审会由各部门和各省、自治区、直辖市组建，评审人选，须报档案局备案。有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。
装订
1、归档文件应以“件”为单位逐件进行装订。
2、装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，件在后；浩繁企业的齐齐抢滩，二三线都会的消费张力也显得有些不足，人士估计，防磁柜批发扩大接上去还会继承成为全部防磁柜财产持久面对的状况，但这也其实不能说是一件好事，这个优越劣汰的进程对防磁柜业久远来看是有利有害的，可以成为财产发展久长的驱能源。批转或转发文件在前，被批转或转发文件在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊规定除外）；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，样本在前，定稿在后。
3、装订时，左侧装订，应将“件”内的各页右侧与下侧（底边）对齐。
九、排列文件
排列文件，就是根据事由或文件形成时间确定全宗内归档文件先后顺序的过程。
十、文件编号
归档文件编号，指将归档文件在全宗中的位置，标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。
归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。项目有全宗号、年度、保管期限、件号、页数、类别名称（机构或问题）等。
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