所谓会务工作的大局就是会议的目的、主题、基本要求、参会范围等宏观策略上的安排，把握住了大局，才能保证会议的效果，着手具体会务工作才能不偏离方向，才会有条不紊，减少重复劳动与差错。在我国，虽然展会市场化的进程在加快，但不少的大型展览会还带有行为的色彩，因而，其决策规划情况更加复杂。首先，确定召开会议的必要性，即召开此次会议是否符合上级的要求和当前工作的实际需要，召开的时机是否恰当
会展场地
所谓会务工作的大局就是会议的目的、主题、基本要求、参会范围等宏观策略上的安排，把握住了大局，才能保证会议的效果，着手具体会务工作才能不偏离方向，才会有条不紊，减少重复劳动与差错。在我国，虽然展会市场化的进程在加快，但不少的大型展览会还带有行为的色彩，因而，其决策规划情况更加复杂。首先，确定召开会议的必要性，即召开此次会议是否符合上级的要求和当前工作的实际需要，召开的时机是否恰当，是否有比较充实的内容安排和重要的工作部署等。其次，科学确定好会议的基本框架，例如：选择会议时间应多考虑出席和贵宾的因素，选择会议地点应多考虑会议内容需要、参会人员规模、车辆停放以及食宿便利等因素，确定参会人员的范围则主要考虑会议的目的和要达到的效果。
步：报展程序。如果您想参加展会，先确定好与您企业匹配的展会。实施有效的媒体策略对会展活动组织者至关重要，会展组织者要根据有限的广告预算以及举办会议、展览会、节事活动的需要和条件，来选择合适的媒体。选择某个展览后，与主办单位取得联系，对方会传真或邮寄给您报展文件。这些文件应包括展览会介绍资料、参展申请表格、参展费用、有关服务、展馆展位图、参展人员手册等。填好后、返回给展会主办方、并得以确认之后，您还要将全部或者部分展位费作为定金汇至主办者，这样您的展位便得到后的确定。
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(2)策划人员。一般由策划部的正副主管和业务骨干来承担，主要负责编拟会展计划。
(3)文案撰写人员。工业革命后，尤其近百年来，会展经济与贸易一体化、生产分工互为因果，并和产业、城市发展高度融合，成为推动城市经济发展的重要手段。专门负责撰写各种会展文案，包括会展常用文书、会展业务社交文书、会展业务文书、会展业务推介文书、会展业务事务文书、会展业务合同协议文书、会展业务法律文书以及会展策划案等。文案撰写人员应该能够地领悟策划小组的集体意图，具有很强的文字表述能力。
(4)会展设计人员。专门负责进行各种类型视觉形象的设计。会议、展览会、博览会、交易会、展销会、展示会等都是会展活动的基本形式，世界博览会为典型的会展活动，目前国内会展产业链已经相当完善。会展设计人员是策划小组很重要的组成部分。因为在整个会展策划过程中，诸如各种类型的广告设计、展示设计、展示空间设计等都需要设计人员的参与。设计人员必须具有很强的领悟能力和很强的将策划意图转化为文字、图画的能力。
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