所制得的样品还必须具有代表性以真实反映所分析材料的某些特征，因此，样品制备时不可影响这些特征，如已产生影响则必须知道影响的方式和程度。注明样品的编号、数量、特征、状态和是否有异常情况，对接收样品再加实验室编号，及时将样品转交分析人员，并说明是否留样。对样品的运输、交接、处置、保护、存储、保留和清理等各个环节实施有效控制，保证样品的完整性、可识别性及其妥善处理。样品管理人员接收到样品
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所制得的样品还必须具有代表性以真实反映所分析材料的某些特征，因此，样品制备时不可影响这些特征，如已产生影响则必须知道影响的方式和程度。注明样品的编号、数量、特征、状态和是否有异常情况，对接收样品再加实验室编号，及时将样品转交分析人员，并说明是否留样。对样品的运输、交接、处置、保护、存储、保留和清理等各个环节实施有效控制，保证样品的完整性、可识别性及其妥善处理。
样品管理人员接收到样品后，检查样品的状况，填写《样品交接记录》。注明样品的编号、数量、特征、状态和是否有异常情况。样品制作严格按照规定时间完成，由于异常情况可能会延误交期时间时要及时和相关部门沟通，告知原因，采取改进措施以及新的时间等。样品如何就会显得尤为重要了，直接确定了客户后续的反应。它将直接影响到客户与我们达成商业合作的意愿，我们一定要重视这项工作。
凭样品交易在商品比较复杂、描述非常困难的情况下，简单约定：凭样品交易确实比较容易，所以这种模式在现实中经常用到。样品交接记录由样品管理员保管归档，按《档案管理程序》执行。待一级复型干燥(通常用灯光烘干)后，小心地将其剥离，并将面向上平整地固定在玻璃片上。约定商品各项标准都严格与样品一模一样，实践中非常难操作。通常运用样品标准作为支付依据的，都只是将样品标准作为商品某方面的依据，比如：颜色、款式等。
注明样品的编号、数量、特征、状态和是否有异常情况，对接收样品再加实验室编号，及时将样品转交分析人员，并说明是否留样。对样品的运输、交接、处置、保护、存储、保留和清理等各个环节实施有效控制，保证样品的完整性、可识别性及其妥善处理。大部分的外贸公司并没有完善的样品出货标准化流程，不知道什么节点应该干什么，终变成客户无微不至地提醒我们要怎么做。
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