档案信息数据库的概念
档案信息数据库是在计算机存储设备上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定组织方式的、相互关联的档案信息数据的集合。“相互关联” 、“共同存取方式和一定组织方式”、“共享”是档案信息数据库本质的三个要素。数据库中储存的是一系列相互关联的档案信息数据,而不是杂乱无章的数据。这些数据包括档案题名、责任者、分类号、主题词、内容摘要等,还包括全文、
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档案信息数据库的概念
档案信息数据库是在计算机存储设备上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定组织方式的、相互关联的档案信息数据的集合。“相互关联” 、“共同存取方式和一定组织方式”、“共享”是档案信息数据库本质的三个要素。数据库中储存的是一系列相互关联的档案信息数据,而不是杂乱无章的数据。这些数据包括档案题名、责任者、分类号、主题词、内容摘要等,还包括全文、图像、声音、影像等。这些相互关联的数据是经过调查、试验、统计、整理和归纳后得到的,并经合理分类和规范化处理之后,以记录的形式存储。
档案信息管理——电子文件档案归档方式具有两方面优势
其一,由于档案归档较为灵活便利, 所以则有助于档案的健全稳定,有效减少由于文件丢失而影响的档案真实性。
其二,档案完全电子化、数据化,管理人员仅需要通过计算机进行操作,即可实现对文件的调取和摆放,所以相对工作更加便捷有效,有助于提高管理工作效率。在传统档案管理工作开展当中,归档工作主要由档案管理部门统一搜集表格和报告,所以工作周期较长,在进行实际的统计时,还需要以纸质材料作为依托,所以相对工作进展缓慢,归档时间较为局限。
档案信息管理概述
1、产生档案的主体和来源。产生档案的主体是各类机构、社会组织和个人,表现出多元性的特点。由于主体不同,就产生了档案的不同所有权一一分别属于、集体、私人(个人、家庭、家族)所有。从来源看,档案产生于不同主体所从事的不同的社会活动,反映了档案内容的广泛性。
2、档案的基本属性一一原始记录性。原始性是指档案是当时、当地直接形成于立档单位职能活动(社会实践)过程中的历史产物,而不是事后编造的。记录性是指:从内容上看,档案所记载的是当时、当地、当事人发现的事物和行为的过程、结果;从形式上看,档案原件具有不能替代的办文特征和时代特色。
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