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档案管理的作用

文件共享：您可以轻松将任意文件，分享至任意同事、部门，甚至是陌生人。

灵活权限：您可以随时更改任意文件的共享权限。包括更改：分享用户、时间、密码、编辑等，并且这些更改会实时更新。

协同办公：同事之间可以同时对常见文件格式编辑更改，且无需离开文件就可以评论聊天。

团队管理：丰富的团队管理功能，帮助团队简化文件管理，保障数据安全，进一步提升效率。

档案管理未来发展趋势

毋庸置疑，人类社会已步入智能时代，置身于大数据信息的洪涛之中。就档案信息管理而言，面对的档案数量规模大、种类繁多，档案工作模式一定要更灵活更智能化，因此，智能档案馆的建设显得尤为重要。

智能档案馆的主要理念就是要求档案馆提供智能服务，通过智能档案室系统将馆舍、档案、网络、数据以及用户统一在智能网络中，达到有效挖掘、整合、利用各互动要素产生的结构化与非结构化的数据目的。智能档案室系统一般包括智慧档案馆库一体化平台系统、智能密集架管理系统、环境设备管理系统、RFID 实体档案管理系统、视频监控系统、智能门禁系统、档案八防感知系统、智能灯光系统。

档案管理要求

档案著录界面：列表方式和卡片式。 自动生成：档号、案卷号、卷内顺序号、盒号、件号等相关信息。 追加携带:新增数据携带上一条数据内容，减少录入工作量。 字段代码维护：录入时候自动产生下拉备选菜单。 自动查重：会自动提示重复信息。 批量修改、批量删除：目录信息进行批量的修改或者删除操作。 数据校验：去除范围内的字段的字符。 导入导出：能够以DBF、XML、XLS文件格式进行数据交换。 数据检索：提供了智能查询、分类查询、自定义查询进行已有数据的检索。 自动排序：排序规则自动排序。 电子文件上传及挂接：在著录模块中提供电子文件上传及挂接的功能。 电子文件校验：对接收进入档案数据库的电子文件生成校验码。定期对服务器上保存的电子文件进行MD5的抽取，如果不一致，则表示电子文件被修改，并生成校验日志。 批量上传电子文件：批量上传电子文件，支持常用格式文件。 报表打印：打印满足用户要求的各种报表（如案卷目录、卷内文件目录、案卷封面、卷内备考表、分类目录、备考表、总目录及全引目录等）。