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数字化加工的设计原则

(1）安全性

档案系统所处理的信息一般涉及单位的，而且不同的应用人员在不同的时刻对档案信息的处理权限也是不同的，因此电子文件归档入档案库后安全性控制功能成为数字档案管理系统得以投入使用的先决条件。数字档案管理系统的安全性控制要求一般包括防止用户侵入、权限控制、存储和传输加密以及电子签名。这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。

(2）扩充性

随着系统在办公业务中使用程度的日益加深，其应用必然会越来越广，将有越来越多的电子文件类型需要系统来进行转换完成，因此系统必须具有良好的可扩充性，为今后系统的升级提供良好的接口。

数字化加工规范标准

数字化加工是一项重要的集中托管业务。各数字档案代管机构提供一系列的数字化加工服务，包括排序整理、格式转换、数据录入、文件扫描、数字图像保证计划、个性化服务等；数字化加工的对象也包括纸质档案、模拟磁性载体档案、缩微胶片等多种形式。和地方先后颁布了多项档案数字化标准规范。《文献档案资料数字化工作导则》（GB/T 20530）规定了数字化工作的指导原则和一般过程。档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31）、《缩微胶片档案数字化技术规范》（DA/T 43）则分别规定了不同载体形式档案的数字化要求；前者的修订，以适应技术和社会的较新发展。行业标准《档案数字化规范》（DA/T 62）在2017年发布。

遵循数字化加工流程

数字档案代管机构应严格遵循各类相关标准规范所规定的流程开展业务。比如，纸质档案数字化加工的流程主要包括档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。不可遗漏任何一个工作环节，否则可能导致数字化成果不合格、不可用。比如国内外数字化加工机构都强调在整理档案时需要去掉订书钉、纸夹、胶带等，以方便扫描，扫描之后要将扫描件和目录挂接。我国某些地方就曾经出现过未建目录、没有数据挂接而导致数字化成果无法利用的情况。