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智慧档案室构建“智慧档案云”

基于云计算构建智慧档案云，利用虚拟技术来对档案信息进行有效的存储。并借助于“云端”，可以将分散和孤立的档案信息有效的联系起来，实现馆际间档案信息的互联互通。并针对各类档案信息加快整合的步伐，促进档案信息资源的有效共享，为智能档案服务工作的发展提供良好的条件。另外，通过构建一体化公共服务平台，为用户提供的检索服务，促进智能档案服务水平的提升。

智慧档案室部署方案

1)纯软件版本可在本地进行单机部署、支持GPU、CPU服务器，适配新主流GPU显卡。可以部署在本地服务器，也支持部署到云服务器2)软件版本+模板自定义提供模板自定义，并将自建好的模板存储置对应服务器路径下；

提供各类文字识别的云端服务接口，用户可直接调用API或使用SDK对图片中的文字进行识别；

可部署至客户本地服务器，在客户内网中实现文字识别功能，保障数据性。

突破档案信息资源开发利用

传统的档案信息利用仅仅表现在人工调阅，用户很难获取档案背后更深层次的价值，智慧档案馆利用现代化信息技术对实体档案资源进行采集、整合、加工、分析以及挖掘，对档案信息资源进行综合处理与协同利用，从而发现新信息、新知识，生成科学、系统的知识架构，为用户进行推送，实现档案信息资源的增值和深层次利用。

智慧档案室档案管理系统产生的背景

1978年,我国进入了改革开放的新时期,与国外的教育交流迅速发展,尤其是2001年正式加入WTO之后,标志着对外开放进入了一个全新的阶段,改革开放政策极大地带动了出国留学生的派遣工作。国外学校一般要求留学生办理相应语种的成绩证明、明、证明等相关档案,这些档案均由高校档案馆提供。外语类院校培养了大量的外语人才,他们对出国留学、访学、交流有着很大的潜在需求,大连外国语大学档案馆2016、2017年度办理出国证明均在一万份以上。学校现有10个外语语种,33个本科,因为语种、众多,课程又分为必修课、选修课,选修课包括任选课和必选课,因、年级、出国交换经历、选修课等因素的区别每一位毕业生的都是不一样的,之前在实际工作过程中,档案馆采用人工翻译的方式,每一张成绩证明的录入、翻译都需要花费较长的时间。

传统的实体档案,传统的档案管理及服务方式,老旧的档案管理系统已经 无法满足用户对档案馆智慧服务的需求。为此2018年大连外国语大学档案馆购买了新版的智慧化档案管理系统,其中的翻译子系统实现了成绩证明、明、证明、奖学金证明等所有相关证明的系统自动翻译,实现证明文件的自动生成,节省了工作人员手动操作所耗费的时间和精力,极大地提高了档案馆的工作效率,具有更加智能、更加规范、更加准确、更加等优势。