山东数字化加工平台诚信企业「多图」

数字化加工的设计原则

(1）安全性

档案系统所处理的信息一般涉及单位的，而且不同的应用人员在不同的时刻对档案信息的处理权限也是不同的，因此电子文件归档入档案库后安全性控制功能成为数字档案管理系统得以投入使用的先决条件。数字档案管理系统的安全性控制要求一般包括防止用户侵入、权限控制、存储和传输加密以及电子签名。这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。

(2）扩充性

随着系统在办公业务中使用程度的日益加深，其应用必然会越来越广，将有越来越多的电子文件类型需要系统来进行转换完成，因此系统必须具有良好的可扩充性，为今后系统的升级提供良好的接口。

数据化加工验收注意事项

数字化加工过程中所使用的扫描仪、声频（视频）采集卡等设备，必须符合有关保密技术标准和保密要求，主机不得有U盘插口，数字化加工所使用的计算机及其存储介质，必须严格遵守计算机有关保密管理规定。使用的移动硬盘、U盘、光盘等存储介质，按涉密载体进行管理，不得在非涉密计算机及其网络上使用，并且每天公司拷贝数据所用硬盘等，必须由专人在管理中心进行登记后，方可领取使用，同时履行归还登记手续。加工公司在加工合同履行结束后撤离现场时，所使用的电脑硬盘、移动硬盘等数据载体移交业主单位。

数据化加工-整理验收

扫描工作完成后，加工公司对拆除过装订物的档案必须按档案保管要求采用三孔的方法重新装订，装订必须保护档案的实体不被损坏，保持案卷内文件的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏，装订成品结实美观。

档案整理验收工作主要检查是否拆除装订物，并保护档案不受损害;是否按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开;是否制作并填写数字化档案加工流程登记单并详细记录档案整理后每份文件的起始页(件)号和页数;扫描完成后，拆除过装订物的档案是否按档案保管的要求重新装订。