档案数字化面临的难题
从智慧社区、智慧医院到智慧档案管理系统部署，推进档案数字化是社会发展的必要进程。现在实现档案数字化面临着几方面难题：一是档案数字化工作人员缺乏基本的保密意识和常识，外包公司具备保密资质且只是暂时参与相关工作，档案管理公司，仅对原始档案资料进行扫描归档不会出保密问题，未按要求对相关人员进行保密教育和提醒；外包公司人员则管理松懈，以追求利益化为目标。甲乙双方思想
智慧档案管理系统部署
档案数字化面临的难题
从智慧社区、智慧医院到智慧档案管理系统部署，推进档案数字化是社会发展的必要进程。现在实现档案数字化面临着几方面难题：一是档案数字化工作人员缺乏基本的保密意识和常识，外包公司具备保密资质且只是暂时参与相关工作，档案管理公司，仅对原始档案资料进行扫描归档不会出保密问题，未按要求对相关人员进行保密教育和提醒；外包公司人员则管理松懈，以追求利益化为目标。甲乙双方思想上的大意，直接为终的泄密埋下隐患。二是认知偏差，数字化档案资料是以二进制代码的形式存储在信息载体的，具有形式虚拟的特点，同时，和传播数字化档案资料简单便捷，而且进程容易在计算机技术的“掩护”下清除痕迹，有的档案部门工作人员错误地以为电子版的档案资料可以随便、共享使用，便“监守自盗”，造成秘密知悉范围扩大，终导致泄密。
智慧档案管理系统部署要安全可靠
档案管理采用电子化管理，工作效率极大的提升。电子档案应依托技术力量，加强保存与维护电子档案的有效保存与维护是一项极其重要而复杂的工作。因而，在对电子档案的保存与维护过程中，应在充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等实际情况下，统筹设计技术方案和工作模式，并采取有效措施，以确保电子档案的安全可靠，使之能够地处于可准确提供利用的状态，使其在为企业服务的过程中发挥更大的作用。
云信海搭建智慧档案管理系统部署严密的安全监督管理体系，安全管控企业生产、运营等应用环境中的内容信息，杜绝信息泄露，有效保护企业隐形资产
档案安全性
除了保存的安全性，保证服务器数据不丢失外，智慧档案管理系统部署在用户使用这里也应该考虑到文档安全性，针对不同部门，不同职级，不同身份进行了权限设置，对组织架构进行了虚拟化；也就是说，企业里的每一个员工身份都架构在了系统里面，每个员工在系统里面的操作都可以进行实时跟踪和了解，这样就能保证到我们档案的安全性。并且因为进行了权限的设置，对于某些机要文件，没有权限的员工是无法观看到内容或者搜索也搜不出来；这样就有效的保证了企业机要文件的安全。
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